DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI

DASAR-DASAR ORGANISASI DAN INFORMASI

Nama: Mishbahul Khairiyah

Nim: 0601183143

Ilmu Perpustakaan 1 / semester 1

UNIVERSITAS NEGERI SUMATERA UTARA

Bab 1 Dokumen semi publik dan publik

A.    Dokumen publik

Dokumen publik itu berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas, dokumen biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpulkan, menyimpan dan mengelola. Contoh-contoh dokumen publik :

1.      Buku

2.      Majalah

3.      Koran

4.      Rekaman

5.      Gambar

Fungsi dokumen publik :

a.       Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.

b.      Sebagai sarana pendidikan untuk mendapatkan ilmu pengetahuan.

c.       Untuk memajukan pikiran masyarakat.

d.      Bisa menjadi saran hiburan yang bermanfaat bagi masyarakat luas.

e.       Bisa dimanfaatkan secara bebas.

Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen publik :

a.       Membuat identifikasi informasi dimulai dari registerasi :

1.      Mecatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahny, dengan catat rapi dan jelas.

2.      Meberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti milik perpustakaan, dengan cara membubuhkan stempel pada halaman tertentu.

b.      Katalogisasi membuat katalog setiap koleksi dengan memuat deskripsi atas fisik buku/bahan pustakasecara lengkap mencakup pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman, kolasi, ilustrasi dan lainnya.

c.       Klasifikasi adalah mengelompokkan koleksi menurut kelas / klompok tertentu. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor kelas dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek. Pedoman standard untuk klasifikasi yaitu menggunakan pedoman DDC (deway decimal clasification), UDC (universal decimal clasification), Tajuk Subyek.

d.      Kelengkapan koleksi antara lain label, kartu, kantong buku, slip buku, slip tanggal, kartu katalog sesuai dengan kebutuhandan kebijakan perpustakaan.

e.       Penyusunan koleksi, penyusunan dengan dua cara yaitu: pertama,  penempatan tetap buku (atau buku yang sudah ditempatkan tidak akan berubah koleksinya. Kedua, adalah penempatan realtif  (buuku bisa digeser sesuai dengan kebutuhan tertentu).

f.        Pengelolahan dengan komputer, kegiatan yang haus dilakukan adalah pemasukan data,pembuatan lembar kerja dan pembuatan code. Namun ada bebrapa kegiatan yang harus tetap dilakukan yaitu: registrasi, katalogisasi dan klasifikasi.

B.     Dukumen semi publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari  suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas. Tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya, seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas.

1.      Contoh-contoh dukumen semi publik :

a.       Rekod adalah dokumen yang dibuat oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.

Penyimpanan atau perekaman rekod dapat disimpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan arsip dinamis.

b.      Arsip, berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara.

c.       Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

1)      Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).

Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi :

a)      Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b)      Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

c)      Arsip inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalamproses pekerjaan sehari-hari.

2)      Arsip statis adalah arsipyang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari).

Fungsi dokumen semi publik :

a.       Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.

b.      Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.

c.       Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan, sehingga dapat disimpan sebagai bukti aktivitas.

d.      Tidak boleh dipakai oleh orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapatkan izin.

Prinsip-prinsip pengelolaan dokumen semi publik :

Menurut Peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu:

a.       Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas:

1.      Pengelolaan arsip dinamis; dan

2.      Pengelolaan arsip statis.

b.      Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

c.       Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggungjawab pencipta arsip.

d.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggungjawab lembaga kearsipan.

e.       Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsip arsiparis.

BAB II LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A.    Lembaga pengelola dokumen publik dan semi publik

Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu dorace, yang berarti mengajar. Pengertian dokumen menurut luis Gottschalk (1986 : 38) serig kali digunakan para ahli dalam dua pengertian, yang pertama berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan dari pada kesaksian lisan, artefa, peninggalan-peninggalan tertulis, dan artiologis. Kedua, yaitu di peruntukkan bagi surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, konsesi, dll.

            Jadi, kesimpulannya dokumen  adalah surat-surat  atau benda-benda yang berharga, termasul rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung supaya lebih baik meyakinkan.

1.      Contoh lembaga pengolah dokumen public dan semi public

Berikut beberapa contoh lembaga pengelolah dokumen public dan semi public.

a.       Pustakawan

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik. Di Indonesia profesi ini mulai dikenal publik sejak tahun 1988 dengan dikeluarkannya SK Menpan No.18/1988 yuncto SEB Menteri P dan K dan Kepala BAKN No.53649/MPK/1988, No.15/SE/1988 tentang Angka Kredit bagi jabatan Pustakawan. Kenaikan pangkat, tunjangan fungsional, tim penilai, sudah lebih jelas dibandingkan dengan profesi arsiparis, dokumentalis dan infomasi.Standar profesi ini memerlukan pendidikan minimal D3 Ilmu Perpustakaan.

b.      Records manajer

Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dokumen (record) berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan dalam kegiatan sehari-hari suatu lembaga/organisasi.

c.       Arsiparis

Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.  Arsiparis adalah seseorang yang memilikikompetensi di bidang kearsipan yang diperolehmelalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. (UU 43/09)

Profesi arsiparis sebenarnya sudah dijamin oleh UU No.7/1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan. Dalam pasal 6 dan 7 dikatakan bahwa pemerintah berkewajiban mengadakan, mengatur dan mengawasi pendidikan kader ahli kearsipan, Pemerintah mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan, dan melakukan usaha-usaha untuk menjamin tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi serta tugas dalam lingkungannya.

d.      Dokumentalis

Di Eropa Barat, pengolahan artikel majalah ilmiah dilakukan tenaga ilmuwan yang secara tegas menyebut dirinya sebagai dokumentalis, bukan pustakawan, Tugas seorang dokumentalis adalah mengolah majalah beserta isinya, mengembangkan system temu kembali serta menyebarkan isinya. Sedangkan di Amerika Serikat pengolahan majalah ilmiah dilakukan oleh pustakawan yang bekerja pada perpustakaan khusus.Oleh karenanya pengertian dokumentalis identik dengan pustakawan khusus. Profesi dokumentalis di Indonesia tidqk dikenal walau sebenarnya sudah menjalankan pekerjaannya yaitu menghimpun, mengolah, menyimpan, dan mendistribusikan dokumentasi.[2]

e.       Ilmuwan informasi

Mengembangkan kajian Ilmu Perpustakaan dan Informasi.Mayoritas dari mereka adalah akademisi yang ada di perguruan tinggi, yang tertarik dalam bidang informasi.

B.     Organisasi Dokumentasi

1.      Lembaga Kearsipan

“Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

2.      Lembaga Dokumentasi Informasi

3.      Perpustakaan
perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, serta dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.

4.      Museum

Museum adalah institusi permanen, nirlaba, melayani kebutuhan publik, dengan sifat terbuka, dengan cara melakukan usaha pengoleksian, mengkonservasi, meriset, mengomunikasikan, dan memamerkan benda nyata kepada masyarakat untuk kebutuhan studi, pendidikan, dan kesenangan.

C.     Lembaga Kearsipan

Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipanpada pencipta arsip dan lembaga kearsipan.

1.        ANRI

2.        arsip daerah provinsi

3.        arsip daerah kabupaten/kota; dan

4.        arsip perguruan tinggi

D.    Lembaga Dokumentasi

1 .     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Lembaga Negara

2.     Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kementerian

3.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi LPNK

4.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Provinsi

5.      Pejabat Pengelola Dokumentasi dan Informasi Kabupaten/Kota

E.     Perbedaan  perpustakaan - rekod-arsip

1.      Perpustakaan

a.       Kumpulan buku materi perpustakaan lainnya yang disimpan untuk keperluan bacaan, belajar dan konsultasi

b.       Sebuah tempat, gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang diatur untuk menyimpan dan menggunakan koleksi buku.

c.       Kumpulan film, foto, dan bahan non buku lainnya, pita dan cakram plastik atau metal, pita, disket dan program komputer.

d.       Koleksi atau sekelompk koleksi dari buku, dan atau bahan tercetak maupun noncetak yang diorganisasi dan dirawat untuk keperluan bacaan, konsultasi, studi, riset dsb. Perpustakaan dikelola untuk memfasilitasi akses pemustaka, dikelola oleh pustakawan atau pegawai terlatih lainnya guna memenuhi keperluan pemustaka

2.      Rekod

Merupakan dokumen yg diciptakan atau diterima oleh badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya.

            Contoh SIM, KTP, KTM dll.

3.      Arsip

Adalah berkas pranata umum maupun swasta yang dinilai perlu disimpan secara permanen untuk untuk tujuan acuan dan penelitian dan telah disimpan atau telah dipilah untuk disimpan pada sebuah lembaga kearsipan. 

BAB III KOMPETENSI PENGELOLAHAN DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A.    Pengertian kompetensi

Pengertian kompetensi secara umum adalah kewenangan atau kemampuan seseorang dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan yang sesuai dengan kemampuannya atau jabatannya. Dengan demikian,tekanan kewenangan seseorang terhadap tugas-tugas pada suatu jabatan yang ada dalam sebuah organisasi atau perusahaan tertentu. Secara etimologi kompetensi berasal dari bahasa inggris “competency”yang artinya kecakapan atau kemampuan.Sedangkan menurut Purwadarminta kompetensi adalah sebuah kewenangan atau kekuasaan untuk menentukan atau memutuskan sesuatu hal,dengan kata lain komppetensi adalah wewenang atau kekuasaan.

            Pengelola berasal dari kata kelola, menurut KBBI adalah mengendalikan atau mengurus. Pengelola merupakan kata benda yang menyatakan nama dari seseorang, tempat, atau semua benda.

B.     Kompetensi pengelola dokumen publik dan semi publik

Kompetensi pengelola dokumen publik dan semi publik adalah kemampuan dalam mengendalikan atau mengurus dokumen publik dan semi publik. Pengelola dokumen publik dan semi publik yaitu:

1.       Pustakawan

2.      Record manager

3.      Arsiparis

4.      Dokumentasi

5.      Ilmuwan informasi

Menurut The (US) Special Libraries Association (SLA) tahun 1996, kompetensi dibedakan menjadi 2 jenis yaitu:

1.      Kompetensi profesionalisme , yang terkait dengan dengan pengetahuan dibidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen.

2.      Komptensi individu  yang menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai agar dapat bekerja secara efektif.

Kompetensi teknologi informasi yang dibutuhkan pengelola dokumen adalah:

1.      Penguasaan atau pemahaman pengetahuan dasar tentang sistem komputer.

2.      Penguasaan atau keterampilan dan pengetahuan tentnag program pengelola kta dan pengelola angka dalam komputer.

3.      Penguasaan keterampilan menelusuri informasi di internet.

4.      Penguasaan keterampilan atau pemahaman sistem perancangan web designn.

5.      Penguasaan pengetahuan tentang jaringan komputer.

6.      Penguasaan pengetahuan tentang penulusar disumber informasi digital serta pembuatan koleksi digital.

BAB IV PENGORGANISASIAN INFORMASI

A.    Pengertian organisasi informasi

Organisasi informasi adalah kegiatan mengorganisir informasi agar informasi, dapat:

•      Diketahui lokasi fisik melalui nomor panggil

•      Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka (cantuman bibliografi)

•      Menunjang temu kembali

B.     Jenis-jenis informasi

1.      Informasi primer adalah informasi mengenai penelitian yg dilakukan sendiri, penelitian mengenai aplikasi sebuah teori baru, penjelasan sebuah teori dlm semua bidang ilmu pengetahuan. Contoh: majalah ilmiah, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya.

2.      Informasi skunder adalah Informasi mengenai dokumen primer yaitu informasi yang merujuk atau mengacu ke dokumen primer krn isinya merupakan deskripsi dan informasi ttg dokumen primer. Cth: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak, daftar isi.

3.      Informasi tersier adalah Informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen tersier mengumpulkan, menyarikan, dan memindahkan informasi yg semula ada pada dokumen sekunder dan kadang-kadang jg pd dokumen primer kemudian diolah kembali sesuai dgn keperluan pembaca atau pengguna. Cth: buku ajar, direktori, panduan literatur, bibliografi dari bibliografi.

C.     Saran bibliografi

Bibliografi berasal dari Bahasa Yunani “biblion” yg artinya buku dan “graphein” yg artinya menulis. Secara etimologis, bibliografi berarti penulisan buku. Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yg memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, dan keterangan fisik buku. Dapat diartikan sbg “the listing of titles” yg berarti daftar hasil karya.

Bibliografi dikenal dengan istilah:

•      Daftar Pustaka

•      Daftar Bacaan

•      Referensi

•      Daftar Rujukan

•      Literatur

•      Daftar Acuan

Cantuman bibliografi

Data yang dicatat dalam bibliografi  antara lain adalah

•      Daerah judul dan pengarang

•      Daerah edisi

•      Daerah data khusus

•      Daerah impresum (nama penerbit, tempat terbit, dan tahun terbit)

•      Daerah kolasi (deskripsi fisik buku)

•      Daerah seri monograf (pernyataan nomor seri)

•      Daerah catatan/ anotasi

•      Daerah ISBN

Bibliografi dibagi menjadi dua kelompok yaitu:

1.      Bibliografi analitis/bibliografi kritis

Memberikan penjelasan (fakta) mengenai  pengarang, terbitan, dan asal mula naskah

2.      Bibliografi sistematis

Disusun menurut sistem tertentu, sesuai dgn tujuan penyusunannya, bersifat enumerative.

Sarana bibliografi, Sarana bibliografi adalah suatu sarana atau alat yg berisi daftar bahan pustaka yg digunakan utk memudahkan penelusuran/ pencarian informasi. Sarana tersebut disajikan dalam berbagai tampilan, antara lain katalog kartu, katalog tercetak, katalog elektronis baik yang berupa CD-ROM, pangkalan data, maupun OPAC (On-line Public Access Catalogue) serta majalah indeks dan abstrak dengan masing-masing jenis dan karakteristiknya.

BAB V SIKLUS TRANSFER INFORMASI

A.    Pengertian

Informasi adalah suatu kebutuhan pokok bagi kita, dalam hidup bermasyarakat kita tidak dapat terlepas dari pentingnya informasi yang dapat di peroleh dari berbagai media, baik media cetak, elektronik maupun dari kecanggihan internet.  ( Lancaster, 1979). Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Adapun klasifikasi informasi menurut sumber diantaranya :

a.       Informasi Primer

Adalah hasil karya pengarang atau peneliti yang orisinil, naskah yang ditulis bisa juga disebut naskah orisinil. Sumber primer, ada yang diterbitkan da nada yang tidak diterbitkan. Jadi, infomasi primer adalah tulisan-tulisan yang dibuat dari para peneliti/pengarang bukan berdasarkan refrensi dari buku lain/orang lain. Contohnya

·         Laporan penelitian

·         Monografi yang deskripsikan suatu masalah

·         Suatu teori yang belum pernah dicetuskan oleh seseorang

·         Hasil penemuan

·         Thesis, skripsi, dll

b.      Informasi Sekunder

Adalah susunan-susunan informasi yang telah dirapikan dari sumber informasi primer.dengan suatu cara tertentu. Contohnya :

·         Majalah yang mengulas informasi primer

·         Indeks, mendaftarkan buku/artikel atau karya lainnya

·         Buku-buku referensi

·         Jurnal

·         Ulasan

·         Essay

c.       Informasi tersier

Adalah sumber informasi untuk memudahkan para peneliti/para pencari informasi yang mereka cari (Lancaster, 1979). Sumber tersier merupakan memuat informasi berupa saringan, rangkuman atau kumpulan dari sumber primer dan sekunder. Contohnya :

·         Director dan buku tahunan

·         Daftar dari bibliografi

·         Katalog induk majalah

·         Daftar dari indeks

·         Daftar dari majalah abstarak

·         Petunjuk informasi

·         Daftar laporan penelitian

·          

B.     Jenis-jenis Informasi

1.      informasi berdasarkan fungsinya

Jenis informasi berdasarkan fungsi adalah informasi yang berdasarkan materi dan kegunaanya. Informasi jenis ini meliputi,

a.       Informasi yang menambah pengetahuan, misalnya peristiwa bencana alam.

b.      Informasi yang mengajari membaca, misalnya informasi pendidikan

c.       Informasi edukatif, misalnya tulisan trik menjadi mahasiswa aktif, tips menjadi siswa berprestasi dll.

2.      informasi berdasakan format penyajian

Informasi jenis ini adalah informasi berdasarkan bentuk penyajian informasi. Jenis informasi ini antara lain seperti lukisan, foto, karikatur, tulisan teks dll.

3.       informasi berdasrkan lokasi peristiwa

Informasi berdasarkan lokasi peristiwa adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung. Misalnya seperti informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negri.

4.      informasi berdasarkan bidang kehidupan

Informasi berdasarkan kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang-bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, sastra, budaya, ilmu pendidikan dll.

5.      informasi berdasarkan penyampaianya

Meliputi informasi yang disediakan secara berkala, secara tiba-tiba, setipa saat, atau diperoleh berdasarkan permintaan.

C.     Konsep Siklus Transfer Informasi

Masyarakat pemakai penelitian dan pengembangan aplikasi:

1.      “User community” atau masyarakat pemakai

Adalah kelompok orang yang menjadi pemakai informasi.

2.      Rule of Author

Ini berarti bahwa beberapa orang yang kegiatannya diperkirakan menarik atau penting bagi orang lain, menuangkan pengalaman, penelitian, atau pendapat mereka dalam semacam bentuk laporan.

3.      Rule of Primary Publication

Inilah peran penerbit primer ( primary publisher) dalam siklus komunikasi. Sebuah terbitan primer berupa buku, jurnal laporan teknik, disertasi, paten, dan lain sebagainya.

4.      Role of Primary and secondary Publisher

·         Role of The User

·         Role of Information Center

BAB VI KERANGKA SISTEM INFORMASI

A.  Pengertian sistem informasi

Sistem informasi yaitu suatu sistem yang mana terdiri dari teknologi atau alat, media yang digunakan, prosedur yang terorganisir,serta sumber daya manusia yang di dalamnya bekerja sebagai sebuah sistem yang terorganisir. Kombinasi antara teknologi dan manusia ini bekerja untuk mendapatkan sebuah informasi yang kemudian digunakan untuk mendukung suatu menejemen una mengambil sebuah kebijakan atau keputusan.   Sebagai contoh: Perusahaan toko buku mempunyai sistem informasi yang menyediakan informasi penjualan buku-buku setiap harinya, serta stock buku-buku yang tersedia, dengan informasi tersebut, seorang manajer bisa membuat kebutusan, stock buku apa yang harus segera mereka sediakan untuk toko buku mereka, manajer juga bisa tahu buku apa yang paling laris dibeli konsumen, sehingga mereka bisa memutuskan buku tersebut jumlah stocknya lebih banyak dari buku lainnya.

Pengertian sistem informasi menurut John F. Nash Sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Pengertian sistem informasi menurut Henry Lucas Sistem Informasi adalah suatu kegiatan dariprosedurprosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam.

B.     komponen sistem informasi

Bahan pustaka,  merupakan media informasi rekam baik cetak maupunnon cetak merupakan komponen utama sistem informasi.

Susunan koleksi, ada 2 cara dalam menyusun koleksi perpustakaan yaitu: Penempatan relatif yaitu penampilan suatu koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka tersebut dan Penempatan tetap yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan pada suatu ciri bahan pustakan kecuali ciri subjek.

Sarana temu kembali informasi, Ada beberapa sarana temu kembali yang biasa digunakan oleh pemustaka,antara lain:Bibliografi,katalok indeks search engine. Pemustaka, suatu komponen yang akan memanfaatkan koleksi perpustakaan . Pemustakan melakukan penelusuran informasi baik melalui katalog maupun langsung ke jajaran koleksi

C.     Contoh komponen sistem informasi

Salah satu contoh sisfo adalah TPS ( Transaction Processing System). TPS ini adalah sebuah sistem informasi yang digunakan dalam transaksi bisnis. Sistem ini diciptakan untuk membantu dalam proses pengolahan data yang berjumlah besar dan transaksi dalam tempo yang rutin. Sistem informasi ini biasanya di aplikasikan dalam bentuk program yang digunakan untuk mengatur manajemen inventaris dan gaji karyawan di sebuah perusahaan. Dengan menggunakan sistem informasi ini, data yang dihasilkan dan dimanfaatkaan secara praktis bisa lebih valid dan bisa membantu kinerja agar lebih efektif.

D.    Proses dalam sistem informasi

Proses yang terjadi di perpustakaan sebagai sistem informasi meliputi dua kegiatan yaitu:

·         Pengindeksan, terjemahan dalam istilah indexing yang meliputi semua proses yang berkaitan dengan masukan pada sitem tersebut, seperti analisis subjek, klasifikasi dan pembuatan katalog

·         Temu kembali informasi, dikerjakan pada bagian keluaran oleh pengguna melalui penelusuran yang ditunjukkan pada garis putus-putus. Proses temu kembali berakhir dengan penyampaian bahan pustaka dari susunan koleksi kepafda pengguna yang ditunjukkan dengan garis lurus.

a.       Pengindeksan dan Indeks

1)      Pengertian Indeks

Indeks berasal dari bahasa Inggris indicate berarti menunjukkan. Kata indicate ini berasal dari bahasa Latin indicare yang berarti menunjukkan/ to show. Menurut Lasa Hs dalam bukunya Kamus Kepustakawanan Indonesia (2009:110) indeks adalah petunjuk yang berupa huruf, angka maupun tanda lain untuk memberikan pengarahan kepada pencari informasi bahwa informasi yang lebih lengkap maupun informasi terkait dapat ditemukan pada sumber yang ditunjuk.

2)      Pengertian Pengindeksan

Pengindeksan merupakan kegiatan pendeskripsian isi dokumen dengan memilih istilah yang paling tepat sehingga mewakili isi dokumen. Pengindeksan subjek merupakan bagian dari proses pengolahan dokumen/ bahan pustaka di perpustakaan. pengindeksan ini dilakukan dengan tujuan untuk membuat wakil dokumen sehingga memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan.

b.      Jenis-jenis indeks

·         indeks belakang buku

·         indeks berantai

·         indeks nama/pengarang

·         indeks berabjad

·         indeks kata kunci (key word)

c.       Tujuan Penyusunan Indeks

·         Efisiensi dan efektivitas dalam penelusuran informasi

·         Memberikan informasi yang lebih rinci

·         Memanfaatkan sumber informasi secara optimal

·         Menganalisa, merinci, dan meringkas isi naskah menjadi unit-unit yang lebih kecil

d.      Fungsi Indeks

·         Alat penunjuk informasi

·         Alat penelusur informasi

·         Alat penghubung antar subjek atau antar literatur

e.       Struktur Indeks

·         Tajuk/ heading, yaitu kata atau ungkapan pada bagian awal entri. Tajuk ini berfungsi untuk menentukan letak suatu entri dalam susunan indeks yang disusun alfabetis dan merupakan titik telusur dari suatu entri. Tajuk indeks bisa berupa subjek, pengarang, dan lainnya.

·         Modifikasi, yaitu kata atau istilah yang membahas lingkkup atau tajuk agar lebih informatif.

·         Lokator, yaitu referensi yang menunjukkan letak dan atau informasi yang dimaksud dapat ditemukan.

f.        Katalog sebagai Indeks Perpustakaan

·         Katalog menunjukkan ketersediaan koleksi perpustakaan

·         Katalog menunjukkan ketersediaan koleksi perpustakaan
Perpustakaan memerlukan katalog adalah untuk menunjukkan ketersediaan koleksi yang dimilikinya. Untuk itu, perpustakaan memerlukan suatu daftar yang berisikan informasi bibliografis dari koleksi yang dimilikinya.

g.      Pengertian katalog menurut para ahli

Hunter menyatakan bahwa katalog adalah suatu daftar dari, dan indeks ke, suatu koleksi buku dan bahan lainnya. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu.Gates (1989, 62) menyatakan bahwa, katalog perpustakaan adalah suatu daftar yang sistematis dari buku dan bahan-bahan lain dalam suatu perpustakaan, dengan informasi deskriptif mengenai pengarang, judul, penerbit, tahun terbit, bentuk fisik, subjek, ciri khas bahan dan tempatnya. Pendapat ini menjelaskan apa yang menjadi entri dari suatu katalog.(Taylor 1992, 6). Uraian ini menekankan keberadaan katalog perpustakaan yang merupakan representasi dari berbagai bahan pustaka yang ada di suatu perpustakaan.Sulistyo-Basuki (1991, 317) menyatakan hal yang senada yaitu, katalog perpustakaan adalah senarai dokumen yang dimiliki sebuah perpustakaan atau kelompok perpustakaan.

h.      Pengertian katalog Menurut Para Ahli.

·         Wakil Dokumen Ringkas

1)      Pengertian wakil dokumen ringkas

Wakil Dokumen RingkasWakil ringkas atau pengganti ringkas dokumen (condensed document representations atau condensed document surrogates) terdiri atas sekelompok data bibliografi yang mengidentifikasi dokumen.

2)      Beberapa wakil dokumen ringkas

Katalogisasi (cataloging): Kegiatan atau proses pembuatan wakil ringkas dari bahan pustaka atau dokumen (buku, majalah, CD-ROM, mikrofilm, dll.)Abstrak adalah upaya para pustakawan dan pengelola sistem informasi untuk memudahkan pemanfaatan koleksi atau dokumen oleh penggunanya, terutama dokumen tekstual.

BAB VII PENGINDEKSAN SUBJEK

A.    Pengertian pengertian subjek

Dalam ilmu perpustakaan indeks memiliki arti yang lebih luas. Ada 2 unsur penting dalam kegiatan pengindeksan, yaitu orang yang membuat indeks atau indekser dan objek yang di indeks. Objek yang diindeks meliputi buku,artikel,jurnal, atau laporan. Indeks yang dihasilkan diharapkan berguna sebagai penelusuran informasi yang dibutuhkan. Istilah indeks di peroleh melalui proses pengindeksan.

Menurut Clevelend ( 2001:97 ), indexing is the process identifiying information in a knowledge record ( text or nontext) an organizing the pointers to date information in to searchable file. Definisi diatas merupakan proses identifikasi informasi dalam sebuah catatan pengetahuan baik teks maupun nonteks dan pengorganisasian nilai-nilai informasi untuk pencarian file. Dari pendapat diatas bahwa pengindeksan adalah kegiatan pengorganisasian nilai-nilai informasi.

Menurut Konfhage dalam Adriaty ( 2002:1 ), menyatakan bahwa indeks merupakan hasil utama dari proses analisis dokumen, dibuat untuk keperluan temu kembali informasi dalam suatu pangkalan data atau dalam majalah sekunder tercetak. Suatu indeks harus memberikan kemungkinan bagi pengguna untuk dapat mengakses suatu dokumen maupun sekumpulan secara efisiensi.

Pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa indeks merupakan hasil dari proses analisis dokumen untuk dapat diakses oleh pengguna dalam pencarian informasi. Dari pendapat diatas  bahwa pengindeksan adalah proses identifikasi dan analisis dokumen dalam kegiatan pengorganisasian nilai-nilai informasi yang mampu mewakili isi dokumen agar dapat diakses oleh pengguna dalam keperluan penelusuran informasi. Dengan demikian indeks sangat penting dalam keperluan penentuan representasi informasi dan dokumen tertentu kembali informasi.

Tujuan utama pengindeksan ialah untuk membentuk representasi dari dokumen dalam bentuk yang sesuai ( Lanchaster,1998:1 ) dalam ( Hasugian,1999:5 ). Pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa tujuan utama pengindeksan adalah untuk membuat wakil dokumen yang memudahkan proses penemuan kembali.

B.     Konsep Pengindeksan Subjek

Konsep pengindeksan subjek dalam satu bahan pustaka dibedakan menjadi tiga (Miswan 2003:4), yaitu :

1.      Disiplin ilmu, yaitu istilah yang digunakan untuk satu bidang atau cabang ilmu pengetahuan. Disiplin ilmu dapat dibedakan menjadi 2 kategori yaitu:

a.       Disiplin fundamental, yang meliputi bagian-bagian utama ilmu pengetahuan. Oleh para ahli disiplin fundamental dikelompokkan menjadi tiga, yaitu : ilmu-ilmu sosial, ilmu-ilmu pengetahuan alam, dan ilmu-ilmu kemanusiaan.

b.      Sub disiplin, merupakan bidang spesial dalam satu disiplin fundamental. Misalnya dalam disiplin ilmu fundamental alam, sub disiplinnya terdiri dari fisika, kimia, biologi, dan sebagainya.

2.      Fenomena ( topik yang dibahas ), merupakan wujud/benda yang menjadi objek kajian dari disiplin ilmu.

3.      Bentuk ialah cara bagaimana suatu subjek disajikan. Dibedan menjadi tiga jenis :

a.       Bentuk fisik, yakni medium atau sarana yang digunakan dalam menyajikan suatu subjek. Misalnya dalam bentuk buku, majalah, pita rekaman, dan sebagainya.

b.      Bentuk penyajian, yang menunjukkan pengaturan atau organisasi isi bahan pustaka. Ada tiga bentuk penyajian, yaitu : menggunakan lambing-lambang dalam penyajiannya seperti bahasa dan gambar, memperhatikan tata susunan tertentu misalnya abjad, kronologis, sistematis, dan sebagainya, serta menyajikannya untuk kelompok tertentu, misalnya bahasa Inggris untuk pemula.

c.       Bentuk intelektual, yaitu aspek yang ditekankan dalam pembahasan suatu subjek. Misalnya Filsafat Sejarah disini yang menjadi subjeknya

adalah sejarah sedangkan filsafat adalah bentuk intelektual.

C.     Standar Pengindeksan Subjek

Standar merupakan aturan yang berguna untuk membimbing, tetapi bisa bersifat wajib. Pengimdeksan subjek mencakup proses pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi, klasifikasi dan pembuatan entu katalog.

Bertujuan untuk memungkinkan ditemukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dengan cepat. Oleh karenanya dalam pengindeksa subjek harus memperhatiakan :

1.      Subjek maupun pokok masalah yang akan diindeks harus betul-betul dibutuhkan oleh pemustaka.

2.      Semua entri harus disusun alfabetis menurut abjad latin.

3.      Dalam pemilihan tajuk hendaknya dipilih istilah yang popular dan mudah dikenal.

4.      Memilih tajuk yang spesifik, khusus, dan rinci.

5.      Menggunakan Ejaan Yang Disempurkan ( EYD ).

6.      Dalam keadaan tertentu digunakan tajuk gabungan seperti Bank atau Banking.

7.      Nama orang harus ditulis lengkap.

8.      Apabila perlu bisa digunakan antonim.

9.      Apabila terdapat suatu kata yang kebetulan digunakan dalam bidang yang berbeda dan dan memiliki arti yang berbeda, sebaiknya diberi keterangan diantara dua kurung.

10.  Untuk indeks nama departemen atau lembaga terkenal tidak perlu ditulis nama negaranya.

11.  Untuk membedakan nama diri dengan nama lain ( gunung, kota, tempat, dan lain-lain ) maka untuk nama diri ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama.

12.  Untuk memberikan informasi yang lebih rinci dibuat petunjuk dari subjek utama ke bagian-bagian lainnya.

13.  Untuk membuat indeks bidang sejarah maupun biografi dapat dilihat urutan kronologis dan bukan alfabetis.

14.  Lambing atau singakatan yang masih asing hendaknya ditulis kepanjangannya.’

15.  Untuk pembuatan indeks penulis, maka nama orang yang telah menjadi nama alat, rumus, hukum, sistem, seperti : Watt dan Newton tidak perlu dicantumkan lagi.     

BAB VIII AUTHORITY CONTROL DAN AUTHORITY LIST

A.    Pengertian Authority Control dan Authority List

Kata authority berasal dari gagasan bahwa nama-nama orang, tempat, benda dan konsep diotorisasi. Yaitu mereka dibentuk dalam satu bentuk tertentu. Judul atau pengenal ini diterapkan secara konsisten di seluruh katalog yang menggunakan file otoritas masing-masing dan diterapkan untuk metode lain dalam mengatur data seperti hubungan dan referensi silang. Entri terkontrol dijelaskan dalam catatan otoritas dan dalam hal ruang lingkup dan penggunaannya, dan organisasi ini juga membantu staff perpustakaan mempertahankan katalog dan membuatnya mudah digunakan para pengguna.

Authority control tidak hanya menyangkut data bibliografi. Dalam subsistem sirkulasi juga menjadi salah satu pilar sistem automasi perpustakaan. Jadi, Authority control adalah kegiatan menetapkan, membuat, dan menggunakan istilah standar yang dipakai dalam katalog perpustakaan beserta acuannya. Sampai saat ini authority control belum banyak digunakan, padahal authority control merupakan hal yang penting bagi perpustakaan sebagai bentuk kontrol bibliografi. Oleh karena itulah, perlu dikembangkan sebuah sistem authority control yang efektif, yang dapat dijadikan alat atau sarana bagi pustakawan dalam menentukan keseragaman akses pada katalog sehingga terdapat konsistensi dalam penentuan titik akses informasi dan untuk meningkatkan hasil temu kembali informasi. Sedangkan Authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog. Authority list merupakan formulir yang disetujui dari setiap judul untuk menghilangkan pencarian lebih lanjut jika judul yang sama diminta lagi untuk katalogisasi buku – buku selanjutnya, nama orang, tempat file otaritas.

B.     Tahapan Pelaksanaan Authority Control

-          Memastikan titik-titik temu unik dan konsisten dalam isi dan bentuk

-          Meningkatkan ketetapan dan perolehan data

-          Menyediakan satu jaringan yang menghubungkan berbagai tajuk yang berhubungan pada katalog

-          Meningkatkan temu kembali dengan menyediakan konsistensi pada bentuk-bentuk tajuk yang digunakan untuk mengidentifikasi pengarang, nama tempat, judul seragam, seri dan subjek

(Ferguson 2005) menyebutkan bahwa dengan adanya keseragaman istilah akan membuat penelusuran di perpustakaan menjadi semakin efisien dan akurat.

C.    Contoh Penggunaan

·         Seperti pengaplikasian Authority Control pada katalog online OPAC memungkinkan pengguna untuk menelusur dengan pengarang atau istilah yang umum. Dengan adanya Authority Control akan memudahkan pengguna dalam menelusur informasi. Dalam bentuknya yang paling sederhana, Authority control terlihat oleh pemakai sebagai sebuah daftar sederhana yang mengandung sebuah nama atau istilah resmi yang dipakai didalam katalog yang bersangkutan. Misalnya : sebuah nama file berisi daftar nama-nama pengarang yang mungkin muncu di salah satu ruas katalog. Bagi pemakai, daftar nama tersebut berfungsi sebagai pernyataan tentang cara menuliskan nama yang benar dan yang dapat diterima oleh katalog sebagai nama “resmi”.

·         Authority control dapat juga dipakai untuk mengecek atau memvalidasi nama anggota perpustakaan. Misalnya : ketika seorang petugas perpustakaan atau sebuah mesin pengembalian buku otomatis mnerima nama dan identitas seorang anggota perpustakaan, maka komputer pertama-tama akan melakukan pengecekan ke sebuah berkas yang berisi daftar semua anggota perpustakaan.

·         Untuk membantu menemukan file yang tepat untuk mengindeks materi bergambar seperti ketika membuat katalog foto documenter, kartun, cetakan, poster, ilustrasi, dangambar desain.

·         di dalam katalog terdapat nama atau ejaan yang berbeda hanya untuk satu orang atau subjek. Authority control digunakan oleh pustakawan membuat katalog untuk mengumpulkan bahan-bahan yang secara logis dimiliki bersama tetapi yang menampilkan diri mereka secara berbeda. Sebagai contoh : istri pertama Charles, “Prince of wales” digambarkan oleh artikel Diana, misalnya Putri Diana , tetapi baik Putri Diana dan Diana, Prince of wales menggambarkan orang yang sama. Catatan otoritas akan memilih satu judul sebagai yang disukai untuk konsistensi. Dalam katalog perpustakaan online, berbagai entri mungkin terlihat seperti ini :

1.      Diana. (1)

2.      Diana, Putri Wales. (1)

3.      Diana, Princess of Wales, 1961-1997 (13)

4.      Diana, Princess of Wales, 1961- 1997 (1)

5.      Diana, princess of Wales, 1961- 1997 (2)

6.      DIANA, PRINCESS OF WALES, 1961-1997

Istilah istilah yang berbeda ini menggambarkan orang yang sama. Dengan demikian, authority control mengurangi penulisan ini ke satu penulisan unik atau judul resmi.

BAB IX KATALOGISASI

A.    Pengertian katalogisasi

Katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi. Katalog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama penerbit, dll.

Katalog adalah presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subyek, dll.) kolelsi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka tesebut yang disusun seacara sistematis.

Jadi, katalogisasi (cataloging) adalah pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam menjadi katalog. 

B.     Fungsi dan Tujuan Katalogisasi

a.       Fungsi Katalogisasi

Fungsi katalogisasi seacara umum adalah sebagai berikut:

1.      Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna.

2.      Mencari atau menelusur pustaka.

3.      Mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subjek.

Adapun fungsi dari katalog adalah sebagai berikut:

1.      Menunjukan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil.

2.      Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nsms pengarang, juduk buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam satu tempat khusus perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan.

3.      Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan

Agar katalog dapat berfungsi  semaksimal mungkin, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pustakawan:

·         Katalog perpustakaan harus lengkap memuat keseluruhan ciri-ciri buku

·         Katalog perpustakaan harus fleksibel

·         Katalog perpustakaan harus disusun dengan sistematis sehingga bisa dengan mudah dimanfaatkan

·         Katalog perpustakaan dibuat seekonomis mungkin dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.

·         Pustakawan hendaknya memberikan petunjuk kepada pengguna dalam hal penggunaan katalog sehingga pengguna dapat memanfaatkannya seoptimal mungkin.

Tujuan Katalogisasi Seperti telah disebutkan semula, perpustakaan membeli buku untuk kepentingan pemakainya. Katalog perpustakaan mencatat data mengenai buku itu sehingga pembaca dapat menemukannya dengan cepat. Karena itu katalog harus mencatat data yang lengkap menegenai buku yang ada di perpustakaan. Tujuan katalog seperti itu telah diuraikan oleh pustakawan Cutter pada tahun 1876. Adapun tujuan atau objek katalog ialah:

1)   Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan

a.    Pengarangnya

b.    Judulnya, atau

c.    Subjeknya

2)   Menunjukan buku yang diniliki perpustakaan

a.    Oleh pengarang tertentu,

b.    Berdasarkan subjek tertentu, atau

c.    Dalam jenis literatur tertentu

3)   Membantu dalam pemilihan buku

a.    Berdasarkan edisinya, atau

b.    Berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)

Tujuan pertama menekankan bahwa katalog perpustakaan bertindak selaku daftar temuan bagi dokumen tertentu. Ini memerlukan penyediaan data bagi masing-masing buku dan memungkinkan ancangan berdasarkan pengarang, judul, dan subjek. Tujuan kedua menekankan bahwa katalog perpustakaan harus bertindak sebagai daftar temuan bagi sekelompok dokumen. Ini memerlukan penyedian entri seragam bagi setiap kelompok. Tujuan ketiga berkaitan dengan deskripsi buku dalam katalog, sehingga pemakai dapat membedakan berbagai edisi dari buku tertentu dan memungkinkan pemilihan buku dengan pemnyediakan  ciri khusus.

C.     Jenis dan Bentuk Katalogisasi

Jenis-jenis Katalog

1)   Katalog Abjad

a.    Katalog pengarang. Terdiri dari entri pengarang disusun menurut abjad. Katalog pengarang merupakan katalog paling tua serta jenis paling penting dalam dunia kepustakawanan. Katalog pengarang memeberikan informasi mengenai karya seorang pengarang yang dimiliki perustakaan. Pengertian pengarang mencakup juga editor, compiler, ilustrator, penerjemah, dan sebagainya.

Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui nama pengarangnya. Atau ingin mengetahui pengarang tertentu telah mengarang buku apa saja. Katalog pengarang disusun sistematis berdasarkan nama pengarang suatu karya di dalam kabinet katalog. Penulisan nama pengarang adalah dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama keluarga.     

b.    Katalog judul. Merupakan entri judul yang disusun menurut abjad. Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin mengetahui  judul buku tertentu  yang sama telah dikarang oleh pengarang mana  saja. Katalog judul disusun secara sistematis berdasarkan judul dalam kabinet katalog. Melalui katalog judul dapat diketahui judul-judul buku yang sama, yang dikarang oleh pengarang yang berbeda. 

c.    Katalog subjek merupakan entri subjek disusun menurut abjad. Jajaran ini memungkinkan pemakai mengakses katalog menurut subjek.

d.    Katalok leksikal. Merupakan katalog yang mencakup semua entri alam satu jajaran. Dalam susunan ini, katalog pengarang, judul, dan subjek dijadikan satu dalam sebuah urutan. Katalog tersebut sering kali disebut katalog kamus karena mudah digunakan seperti layaknya sebuah kamus. Katalog leksikal (directionary catalogue)

Digunakan bila  kita  ingin mengetahui berbagai buku yang membahas subyek yang sama, biasanya sering digunakan dalam mengumpulkan bahan pustaka untuk kepentingan pembuatan penelitian, makalah dsb. yang membahas suatu subyek tertentu.  Melalui katalog subyek akan diketahui  karya-karya yang dikarang oleh berbagai pengarang dengan judul yang berbeda-beda tetapi memiliki pokok bahsan yang sama.

2)   Katalog kelas merupakan katalog dengan entri subjek disusun menurut bagan sebuah klasifikasi

3)   Alphabetico-classed Catalogue. Dalam susunan ini, mula-mula entri katalog disusun menurut susunan kelas, kemudian subdivisi dalam kelas tersebut disusun menurut abjad.

4)   Katalog terbagi Yaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan Judul.  Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara alfabetis).

5)   Shelf Listadalah katalog buku sesuai dengan susunan buku di rak.

Bentuk Katalog

Bentuk-bentuk katalog ialah:

1)   Katalog Manual

Merupakan jenis katalog tradisional yang menggunakan lembar lepas atau kartu atau berbentuk buku. Lazimnya katalog berbentuk buku cepat ketinggalan zaman karena tidak dapat mengikuti zaman  perkembangan data. Kini unit informasi menggunakan komputer untuk mmepercepat peremajaan katalog. Hasilnya ialah cetakan komputer yang dikeluarkan unit informasi setiap bulan dengan kumulasi tahunan.

2)   Katalog Semi Mekanis

Dibuat pada kartu khusus dan memerlukan gawai untuk merekam data. Bentuk lain ialah kartu tebuk (punched cards).

6)   Katalog Berkomputer

Dapat merekam data bibliografis dslsm media terbacakan komputer (kartu tebuk, pita magnetis, cakram magnetis) disusn seperti berkas bibliografis. Untuk memeriksanya, pemakai harus menggunakan komputer.

Katalog berdasarkan bentuk fisiknya yaitu:

1)   Katalog Kartu

Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi blibigrafinya dicatat pada kartu berukuran 7,5x12,5cm, terbuat dari kertas karton manila dengan ketebalan 0,025cm, setiap kartu berisi satu katalog. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog.

Keuntungan katalog berbentuk kartu ialah bersifat praktis, sehingga setiap kali penambahan buku baru diperpustakaan tidak akan menimbulkan masalah, karna entri baru dapat disisipkan pada jajaran kartu yang ada. Kelemahannya adalah satu laci katalog hanya menyimpan satu jenis entri saja, sehingga pemustaka sering harus antri menggunakannya, terutama bila melakukan penelusuran melalui entri yang sama.

2)   Katalog buku (book catalog)

Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (printed catalog).  Keuntungan dari katalog berbentuk buku adalah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.

Kelebihan dari katalog buku ini adalah entri pada katalog berbentuk buku dapat ditemukan dengan cepat, mudah menyimpannya, mudah menanganinya, bentuknya ringkas dan rapi.

Kelemahan dari katalog/indeks berbentuk buku adalah  cepat usang atau ketinggalan jaman.  Hal itu terjadi karena setiap kali perpustakaan memperoleh buku baru, berarti katalog sebelumnya harus diperbaharui kembali, atau setidak-tidaknya membuat suplemen.  Dengan demikian, katalog berbentuk buku ini tidak luwes.  Biaya pembuatan berbentuk buku cenderung lebih mahal, karena bentuk dan jumlah cantumannya sering berubah, katalog berbentuk buku cenderung ditinggalkan oleh perpustakaan dan beralih ke katalog kartu.

3)      Katalog Berkas

Merupakan kumpulan kertas/kartu berupa lembaran berukuran 7,5x12,5cm. Atau 10x15cm. Masing-masing lembaran berisi data katalog. Pada bagian kiri diberi karton tebal berfungsi sebagai pelindung. Setiap berkas dapat memuat antara 500 hingga 600 lembar. Berkas yang sudah terjilid kemudian disusun menurut nomor kelas menjadi buku atau album.

Keuntungannya adalah mudah digunakan, pengguna dapat menggunakan katalog berkas yang berbeda-beda. Sedangkan kerugiannya adalah sekali adanya penambahan harus membongkar berkas, cenderung mudah hilang karena bentuknya lebih kecil daripada katalog buku.

4)   Katalog Komputer Terpasang

Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu, opac disebut dengan istilah katalog online. Opac dapat diakses secara umum. Fungsi opac sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan sebagai sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, opac juga dapat digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui opac pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpan suatu bahan pustaka. Opac berbentuk website.

 OPAC  menjadi pilihan bentuk katalog yang digunakan diberbagai perpustakaan.  Dari berbagai bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, OPAC dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor 1992).  Program aplikasi yang digunakan di perpustakaan, seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, Tinlib, dan lain-lain.

Katalog OPAC mempunyai banyak keuntungan, diantaranya adalah :

1.    Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

2.    Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu

3.    Jajaran tertentu tidak perlu di-file

4.    Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai pendekatan sekaligus

5.    Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas

Namun demikian, trdapat beberapa kelemahan OPAC, antara lain:

1.      Lebih sensitif terhadap “speling” karena setiap kesalahan eja akan muncul yang tidak diinginkan, atau pengguna akan menjadi bingung dengan munculnya terlalu banyak bibliografi.

2.      Perlu adanya training bagi pemustaka.

3.      Dan tidak akan berfungsi jika listrik padam.

   Contoh: OPAC SUNAN KALIJAGA

D.    Tahapan Membuat Kartu Katalog

Sebelum membuat atau mengetik kartu catalog, maka ada dua hal yang perlu dilakukan yaitu sebagai berikut:

1.      Kartu katalog

Untuk membuat catalog kartu diperlukan selembar kartu untuk setiap judul buku. Karna itu perlu dipersiapkan kartu terlebih dahulu dengan ukuran dan bentuk sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya, yaitu: ukuran panjangnya 12,5 cm dan lebarnya 7,5 cm, di tengah tengah bagian bawahnya diberi lubang untuk menusukan tusuk pengaman.

2.      Temporary slip (T-slip)

Merupakan catatan atau keterangan-keterangan mengenai buku pada selembar kertas yang berukuran kurang lebih ¼ folio atau bisa juga berukuran 15 x 10 cm. temporary slip ini dibuat untuk memudahkan pengetikan kartu catalog. Keterang-keterangan yang seharusnya dituliskan pada lembar temporary slip ini sama dengan keterangan yang seharusnya dituliskan pada kartu catalog. Yaitu meliputi nomor klasifikasi (nomor penempatan), judul buku, nama pengarang,impritnt (kota terbit, nama penerbit, tahun terbit), kolasi (table buku, ukuran buku,https://www.acheterviagrafr24.com/achat-viagra-en-ligne-en-france/ bibliografi, indeks, illustrasi, tabel).

Cara pembuatan katalog :

a.       Nomor klasifikasi

Nomor klasifikasi diketik pada sudut kiri atas kartu katalog. Di bawah nomor klasifikasi, keti 3 hiruf capital kependekan nama keluarga/ utama pengarang. Jadi apabila pengarangnya bernama Drs. CS.T. Kansil, SH., maka yang diketi adalah KAN. Setelah itu, dibawah tiga huruf capital tersebut diketik satu huruf kecil dari huruf pertama judul buku.jadi apabila bukunya berjudul “pengelolaan perpustakaan” maka dibawah 3 huruf capital diketik huruf p.

b.      Pengarang/ Tajuk entri utama

Nama pengarang buku diketik dengan huruf besar semua dimulai pada indensi pertama sejajar dengan nomor penempatan atau nomor klasifikasi. Nama pengarang asing yang biasanya diikuti dengan nama keluarga, maka pengetikannya dibalik, dan yang diketik huruf besar semua hanya nama keluarganya. Misalnya pengarang bernama Carter V. Good. Maka pengetikannya adalah GOOD, Carter V. (antara nama keluarga dan nama utama dipisahkan dengan koma), jika hanya sebagai editor, penerjemah, atau pengarangnya lebih dari satu orang, maka dibelakang nama diketik atau diberi tanda (Ed) untuk editor, (dkk) untuk pengarang yang lebih dari satu, dan (penerj) untuk penerjemah.

c.       Judul buku

Judul buku diketik mulai pada indensi kedua dibawah huruf keempat ketikan nama pengarang. Jika ada sub judulnya, diketik setelah judul utama yang dipisah dengan tanda titik koma. Apabila judulnya panjang sehingga tidak bisa diketik dalam satu baris, maka pengetikannya diteruskan ke baris kedua yang dimulai pada indensi pertama.

d.      Nama pengarang lengkap

Setelah pengetikan judul diteruskan dengan nama lengkap pengarang yang diberi tanda titik. Pengetikan nama lengkap pengarang ini tidak dibalik walaupun nama orang asing. Apabila ada edisinya, maka edisi ini diketik setelah nama lengkap pengarang.

e.       Imprint

Imprint( nama kota tertib, nama penerbit, dan tahun terbit) ini diketik setelah nama pengarang atau edisi. Antara nama pengarang dengan imprint ini diberi jarakdua huruf. Antara nama kota tebit dan nama penerbit serta tahun terbit dipisah dengan tanda koma. Dan diakhiri dengan tanda titik.

f.        Kolasi

Kolasi (table buku, ukuran buku, bibliografi, indeks, illustrasi, table) tidak diketik bersambung dengan imprint, tetapi diketik pada baris berikutnya mulai pada indensi kedua. Apabila pengetikan kolasi ini tidak cukup dalam satu baris dan dilanjutkanpada baris berikutnya pada indensi pertama

Pengetikan katalog judul tidak jauh berbeda dengan pengetikan katalog pengarang dan juga katalog subyek. Adapun perbedaannya adalah sebagai berikut:

1)   Pada katalog judul, diatas tajuk entri utama diketikkan judul buku yang dimulai pada indensi kedua.

2)   Pada catalog pengarang nama keluarga utama diketik dengan huruf besar semua, sedangkan pada katalog judul diketik dengan huruf kecil semua.

3)   Pada catalog subyek diatas tajuk entri utama diketikkan subyek sebagaimana pada katalog judul. Pengetikan sub.

4)   Pada catalog subyek diatas tajuk entri utama diketikkan subyek sebagaimana pada katalog judul. Pengetikan subyek tersebut dengan huruf besar semua.

Cara penulisan catalog

1)  Pengetikan katalog pengarang

Nama pengarang diketik di atas tajuk entri utama,nama pengarang diketik dengan huruf besar.

2)  Pengetikan katalog judul

Cara pengetikannya tidak jauh beda dengan katalog pengarang,perbedaannya kalau pada katalog judul,di atas tajuk entri utama diketikkan judul buku yang dimulai pada indensi kedua,pada catalog judul nama keluarga/utama yang menjadi tajuk entri diketik dengan huruf kecil.

3)   Pengetikan katalog subyek

Pengetikan katalog subyek tidak jauh beda dengan catalog pengarang dan judul ,perbedaannya di atas tajuk entri utam diketik subyek sebagaimana pada catalog judul,pengetikannya dengan huruf besar dimulai dengan idensi utama.

Adapun pedoman untuk menentukan tajuk entri utama adalah:

1)      Suatu karya yang disusun oleh seorang pengarang maka tajuk entri utamanya adalah pengarang yang bersangkutan.

2)      Apabila ada dua orang pengarang,yang diantaranya ada pengarang utama maka tajuk entri utamanyaadalah pengarang utama.

3)      Apabila pengarangya terdiri dari dua atau lebih pengarang dan tidak ada pengarang utama maka tajuk entri utamanya adalah pengarang yang disebut pertama kali.

4)      Apabila tidak ada pengarang atau tidak diketahui pengarangnya,maka tajuk entri utamanya terletak pada judul karyanya.

5)      Suatu karya yang merupakan karya editor,tajuk entri utamanya terletak pada judul karyanya.Apabila tidak memiliki judul kolektif,maka tajuk entri utamanya terletak pada pengarang atau judul yang pertama kali disebut pada halaman judul.

6)      Suatu karya editor yang dijilid maka tajuk entri utamanya terletak pada judul kolektif,apabila tidak ada judul yang kolektif maka tajuk entri utamanya terletak pada pengarang atau judul yang pertama kali disebutkan pada halaman judul jilid pertaama.

7)      Suatu karya editor yang dijilid maka tajuk entri utamanya terletak pada judul kolektif,apabila tidak ada judul yang kolektif maka tajuk entri utamanya terletak pada pengarang atau judul yang pertama kali disebutkan pada halaman judul jilid pertama.

8)      Suatu karya yang merupakan terjemahan dari bahasa lain,tajuk entri utamanya terletak pada pengarang aslinya.tetapi apabila disalin seperti diringkas, paraphrase, didramatisasikan,maka tajuk entri utamanya terletak pada penyadur atau pengubahnya.

9)      suatu karya yang merupakan laporan dari seorang pejabat suatu badan korporasi dan isinya merupakan laporan kegiatan badan tersebut,maka tajuk entri utamanya terletak pada badan korporasi yang bersangkutan.

BAB X SISTEM TEMU KEMBALI INFORMASI

A.    Pengertian sistem temu kembali informasi

Sistem temu kembali informasi berasal dari kata Information Retrieval System (IRS). Temu kembali informasi adalah sebuah media layanan bagi pengguna untuk memperoleh informasi atau sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sistem temu kembali informasi merupakan sistem informasi yang berfungsi untuk menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan pemakai. Sistem temu kembali informasi berfungsi sebagai perantara kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia. Pengertian yang sama mengenai sistem temu kembali informasi menurut Sulistyo-Basuki (1992: 132) sistem temu kembali informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai.

Maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu kembali informasi merupakan sebuah sistem yang berguna dalam memanggil dan menempatkan dokumen dari/dalam basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Sistem temu kembali informasi memiliki tujuan akhir, yaitu memberikan kepuasan informasi bagi pengguna sistem. Jadi, temu kembali informasi merujuk pada keseluruhan kegiatan yang meliputi pembuatan wakil informasi (representation), penyimpanan (storage), pengaturan (organization) sampai kepada pengambilan (access).

B.     Tujuan dan Fungsi Sistem Temu Kembali Informasi

Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efisien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya, dan sasaran akhir dari sistem temu kembali informasi adalah kepuasan pemakai. Sistem Temu Kembali Informasi bertujuan untuk menjembatani kebutuhan informasi pengguna dengan sumber informasi yang tersedia dalam situasi seperti dikemukakan oleh Belkin (1980) sebagai berikut:

1)      Penulis mempresentasikan sekumpulan ide dalam sebuah dokumen menggunakan sekumpulan konsep.

2)      Terdapat beberapa pengguna yang memerlukan ide yang dikemukakan oleh penulis tersebut, tapi mereka tidak dapat mengidentifikasikan dan menemukannya dengan baik.

3)      Sistem temu kembali informasi bertujuan untuk mempertemukan ide yang dikemukakan oleh penulis dalam dokumen dengan kebutuhan informasi pengguna yang dinyatakan dalam bentuk pertanyaan (query).

Adapun fungsi utama Sistem Temu Kembali Informasi seperti dikemukakan oleh Lancaster (1979) dan Kent (1971) adalah sebagai berikut:

a.       Mengidentifikasi sumber informasi yang relevan dengan minat masyarakat pengguna yang ditargetkan.

b.      Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)

c.       Merepresentasikan isi sumber informasi dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan dengan pertanyaan (query) pengguna.

d.      Merepresentasikan pertanyaan (query) pengguna dengan cara tertentu yang memungkinkan untuk dipertemukan sumber informasi yang terdapat dalam basis data.

e.       Mempertemukan pernyataan pencarian dengan data yang tersimpan dalam basis data. .

f.        Menemu-kembalikan informasi yang relevan.

g.      Menyempurnakan unjuk kerja sistem berdasarkan umpan balik yang diberikan oleh pengguna.

C.     Komponen Sistem Temu Kembali Informasi

Menurut Lancaster (1979) Sistem Temu Kembali Informasi terdiri dari 6 (enam) subsistem, yaitu:

1.      Subsistem dokumen

2.      Subsistem pengindeksan

3.      Subsistem kosa kata

4.      Subsistem pencarian

5.      Subsistem antarmuka pengguna-sistem

6.      Subsistem penyesuaian.

Sementara itu Tague-Sutcliffe (1996) melihat Sistem Temu Kembali Informasi sebagai suatu proses yang terdiri dari 6 (enam) komponen utama yaitu:

1.      Kumpulan dokumen

2.      Pengindeksan

3.      Kebutuhan informasi pemakai

4.      Strategi pencarian

5.      Kumpulan dokumen yang ditemukan

6.      Penilaian relevansi

Bila diperhatikan dengan seksama, perbedaan komponen Sistem Temu Kembalai Informasi menurut Lancaster (1979) dan menurut Tague-Sutcliffe (1996) terletak pada penilaian relevansi, yaitu suatu tahap dalam temu kembali untuk menentukan dokumen yang relevan dengan kebutuhan informasi pemakai.

D.    Tipe Temu Balik

a)      Temu balik dengan menggunakan katalog atau jajaran kartu bibliografis tradisional. Biasanya menggunakan kriteria telusur tunggal atau kunci tunggal. Kriteria telusur mencakup pengarang atau judul,  jajaran subjek , atau jajaran geografis.

b)      Temu balik dengan menggunakan indeks atau katalog tercetak . Prosedurnya sama dengan prosedur katalog jajaran kartu seperti di atas. Kecepatan temu balik tergantung pada jumlah konsep prakoordinasi dalam indeks dan berapa banyak informasi yang terdapat pada setiap entri dokumen. Biasanya cara  temu balik seperti ini memakan waktu yang lama dan melelahkan.

c)      Temu balik dengan indeks leksikal atau tipe uniterm. Temu balik ini memerlukan waktu lebih sedikit dan setiap deskriptif memiliki kartu. Pada kartu tersebut dicantumkan nomor dokumen yang memuat subjek/deskriptor. Nomor tersebut mengacu pada jajaran bibliografis yang berisi semua informasi yang diperlukan untuk temu balik dokumen.

d)      Temu balik dengan cara jajaran kecocokan optik atau peek-a-boo. Prinsipnya sama dengan Uniterm. Hanya saja nomor dokumen tidak ditulis pada kertas melainkan ditebuk (punched) pada kartu. Penebukan dilakukan pada koordinat nomor. Untuk temu balik digunakan alat ugahari seperti jarum, paku, atau lebih canggih menggunakan cahaya. Bila paku atau cahaya itu tembus pada nomor yang sama, berarti deskriptor dokumen tersebut relevan dengan pertanyaan. Jenis temu balik ini mudah dan cepat.

e)      Temu balik dengan kartu berlubang tepi (edge- notched cards). Temu balik ini menggunakan kartu yang diberi lubang di bagian tepi. Setiap lubang menandai 1 deskriptor yang diambil dari tesaurus. Bila cocok, kartu tersebut diberi lubang. Pemilahan kartu dilakukan secara manual atau dengan gawai mekanis. Pemilahan biasanya dimulai dari deskriptor paling lazim, terbatas sekitar 150 kartu. Pemilahan kartu makan waktu lebih lama daripada sistem peek-a-boo. Keunggulannya ialah kartu tidak perlu disusun, setiap kartu berisi elemen data utama mengenai dokumen.

E.       Tahap-tahap dalam Temu Balik Informasi

Tahap-tahap dalam temu balik informasi ialah:

1)      Pemakai memerlukan informasi dan mengungkapkan keinginannya yang me nyangkut subjek, waktu yang diperlukan, jenis dokumen, informasi yang di inginkan, dalam bentuk apa, dalam bahasa apa, dan sebagainya.

2)      Pemakai memutuskan sumber yang akan digunakan.

3)      Komunikasi pertanyaan. Bilamana perlu, pemakai mendiskusikan informasi yang diperlukannya dengan informan untuk menjelaskan semua aspek.

4)      Pertanyaan tersebut dirumuskan dalam bahasa dokumen bagi masing-masing sumber, menentukan strategi telusur paling tepat, dan formula telusur (susunan, kombinasi deskriptor) dalam kaitannya dengan susunan setiap sumber sekunder

5)      Subsistem temu balik informasi diperiksa untuk mencari rujukan (pemeriksaan jajaran). Bilamana perlu, strategi telusur disesuaikan dengan hasil penelu- suran sementara.

6)      Cantuman bibliografis dan mungkin pula dokumen primer yang dirujuk kini disusun dan dikumpulkan

7)      Skrining artinya pemilihan rujukan yang paling berkaitan dengan permintaan dan subjek utama atau karakteristik sekunder (tahun, bahasa, jenis dokumen, asal usul dokumen, dan sebagainya).

8)      Pemakai kemudian diberitahu hasil telusur

9)       Pemakai memeriksa kesahihan jawaban. Bilamana perlu dirumuskan formula telusur baru

10)  Pemakai menerima dokumen primer yang telah dipilahnya.

11)  Pemakai mengekstrak informasi dari dokumen primer

12)  Pemakai menilai relevansi jawaban, mengkaji efisiensi jasa yang diterimanya

13)  Unit informasi menyediakan cantuman akhir dan pendapa dan mengkomunikasikan pendapatnya pada unit'informasi pemakai mengenai jasa unit informasi.